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10 cosas que he aprendido en reuniones con los chinos



En los últimos 5 años, he tenido la oportunidad de negociar constantemente tanto con el gobierno como con empresas de la República Popular China. Esto sin duda me ha traído muchas lecciones y experiencias interesantes que me han hecho comprender el protocolo propio que tienen las contrapartes chinas al momento de sentarse a la mesa a negociar.


A continuación, te presento 10 cosas que debes saber para tu próxima reunión con tu contraparte china:

1. Las organizaciones, instituciones o empresas chinas quieren información completa sobre sus contrapartes antes de aceptar reuniones formales. Los chinos muestran resistencia por sentarse a conversar con extraños si no son presentados de la manera indicada. Su manera de pensar es sencilla: si conocen a una empresa o a una persona de pura casualidad, no hay manera de saber qué tipo de trabajo esa empresa o persona hace o si vale la pena conocerla. En cambio, si un amigo / una empresa de confianza / una persona de confianza le presenta a una empresa o persona, el nuevo conocido es automáticamente clasificado con el sello de aprobación o considerado merecedor de respeto y amistad, al menos que esa empresa o persona pruebe lo contrario.


2. La puntualidad es una virtud importante para China. Es muy importante llegar a tiempo a una reunión con tu contraparte china. Para ellos, la puntualidad se considera una virtud y hacer esperar a los demás se considera de mala educación. Si llegas tarde a una reunión, asegúrate de disculparte; esta es una señal de que no pretendías despreciar su tiempo. Tampoco es apropiado llegar demasiado temprano a una reunión – llega 5 o 10 minutos antes y estarás cumpliendo con la puntualidad.


3. Si eres el invitado principal, procura entrar de primero a la sala de reuniones. Para los chinos, se considera importante que los invitados sean recibidos a su llegada y llevados a la sala de reuniones. El anfitrión principal (es decir, la persona de mayor rango con la que vas a estar interactuando en la reunión) no necesita bajar a la calle para recibir los autos pero lo más probable es que debe haber enviado un representante para hacer esto.


Se considera de buena forma que el anfitrión esté en la sala de reuniones esperando cuando lleguen los invitados. Lo ideal sería que el invitado de mayor rango ingresara primero a la sala de reuniones; Si no lo hace, existe el riesgo de que el anfitrión chino confunda a quien entre primero con el jefe de delegación.

Las delegaciones chinas tienden a ingresar a las salas en algo parecido al orden del protocolo, con los delegados de primer y segundo rango liderando el grupo. Solo los intérpretes suelen romper el rango, ya que son necesarios para ayudar a los líderes a comunicarse.


4. El protocolo a la hora de presentarte: Una de las reglas de oro es ponerse de pie cuando eres presentado a un empresario chino y mantente de pie mientras están haciendo la presentación y está la persona cerca de ti.


Cuando te presentes, di tu nombre y el nombre de tu compañía (si consideras que es relevante) y especifica el país de donde vienes. Habla lentamente. Entrega tu tarjeta de presentación con ambas manos (asegúrate de tener suficientes contigo porque todos los de la mesa te solicitarán una). Posiciona la tarjeta para que sea leíble para el receptor, y si tienes tarjetas con 2 idiomas, asegúrate de presentar el lado que el receptor entenderá mejor (inglés o mandarín).


Cuando recibas una tarjeta de presentación por parte de los chinos, tómate un momento para leerla. Esto no sólo ayuda a recordar el nombre de la persona, sino que también representa respeto por la otra persona. No es cortés poner una tarjeta de presentación directamente en el bolsillo sin verla antes de hacerlo, porque es visto como un acto degradante. Si es una reunión en donde se sientan en mesa para negociar o conversar, puedes poner la tarjeta en la mesa para que puedas referirte a la persona de manera correcta. No es mal visto ver la tarjeta cada vez que vas a dirigirte a la persona.


5. Comenzar la reunión con conversaciones ligeras y no relacionadas con negocios. La mayoría de las reuniones chinas comienzan con charlas no relacionadas al trabajo, especialmente cuando el anfitrión y los invitados no se conocen bien. El propósito es familiarizarse y hacer evaluaciones preliminares de los demás antes de discutir cualquier negocio.


Los chinos son, en general, más pacientes en los negocios que sus contrapartes occidentales, y tienden a retroceder ante el dicho occidental de "poner todas sus cartas sobre la mesa"​ cuando no conocen bien a la gente.

Para ellos, los tratos comerciales importantes se deben realizar solo cuando exista la confianza y están anuentes de que eso no es algo que pueda establecerse en un periodo de tiempo demasiado corto. Entonces, es importante no entrar en acción de inmediato, sino establecer las bases de una relación y construirla lentamente.


6. Las preguntas personales son completamente normales: No te sorprendas si incluso en el encuentro inicial te hacen preguntas muy personales – los estándares culturales difieren bastante en ese aspecto. Tu contraparte china podría preguntar cuál es tu edad o cuánto te costó algo que lleves puesto. Si eres soltero, quizás te pregunten directamente por qué no te has casado aún.

Trata de manejar estas situaciones lo más que puedas. Si no quieres contestar algo de manera directa, podrías buscar una manera de descartar la pregunta con jocosidad.


Ten cuidado tú también en pasarte en confianza. Hacer demasiadas preguntas sobre la familia de tu contraparte – más allá de las preguntas básicas sobre si la persona está casada o cuántos hijos tiene – puede ser percibido como algo inapropiado para los chinos con los que estás haciendo negocios. Traer problemas políticos de una manera en que los chinos se sientan presionados a expresar una opinión sobre su gobierno o su sistema no es bienvenido en la mesa. Es preferible dejar el tema de política a un lado hasta cuando conozcas a la persona mucho mejor.


7. Usualmente, en las reuniones sólo hablan dos personas. Las discusiones con los funcionarios chinos no son intercambios libres para todos; son diálogos estructurados entre directores de ambos lados que son presenciados por una asamblea de otros. Los participantes que no sean el anfitrión principal y el invitado principal, y quizás uno o dos miembros de muy alto rango del grupo, están presentes durante toda la reunión, pero rara vez participan en la conversación, y luego solo por invitación explícita del anfitrión principal o el invitado principal. La mayoría de los miembros de la delegación no participa en absoluto.


8. ¡Cuidado con malinterpretar las expresiones de tu contraparte! Los oyentes chinos a menudo puntúan los comentarios de otros oradores con asentimientos o sonidos afirmativos. Estos pueden venir a menudo como cada oración o dos. Es importante comprender que lo que quieren decir con estas expresiones es "te he oído"​ o "he entendido lo que estás diciendo"​. Sin embargo, estas expresiones no significan "estoy de acuerdo con usted"​ o "doy mi consentimiento"​, y nunca deben tomarse como tales. Muchos malentendidos graves han resultado de extranjeros que confunden este tipo de señal con un acuerdo o permiso.


9. Recapitular los acuerdos y siguientes pasos para promover claridad. Antes de que finalice una reunión, es una excelente idea reafirmar tu comprensión de lo que se logró exactamente, o incluso dejar por escrito un acta de la reunión que resuma los puntos clave del acuerdo. Esta es una estrategia obvia pero muy valiosa para asegurarte de que ambas partes estén de acuerdo sobre lo que sucedió y cuáles serán los próximos pasos.


Si es la primera reunión, también puedes pedirle al anfitrión chino - quien, si es un funcionario de alto rango, probablemente será difícil de contactar en persona en el futuro - que designe una persona de contacto para futuros seguimientos.


10. No te pongas nervioso con el silencio de tu contraparte china. Es justo decir que los chinos se sienten mucho más cómodos con el silencio que los occidentales. Muchos ejecutivos de negocios que visitan China se encuentran hablando demasiado durante las reuniones, simplemente porque se sienten incómodos incluso con una pausa.


El silencio puede ser una virtud entre los chinos, ya que a menudo significa reflexión y evaluación de una situación. El silencio también puede ser un signo de cortesía, una señal de que tienes la atención completa de tu oyente chino, que está esperando que continúes.


La comunicación entre chinos es a menudo mucho más sutil que entre extranjeros. Lo que no se dice es fácilmente tan importante como lo que se expresa directamente, y el silencio en un momento bien elegido puede decir mucho.

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